لجان المؤتمر

أنت هنا

لجان المؤتمر ومهامها

اللجنة العليا للمؤتمر
  • تحديد الرؤية العامة واعتماد الأهداف الأساسية للمؤتمر.
  • الإشراف العام على عمل جميع لجان المؤتمر.
  • تقديم المقترحات التي من شأنها الرفع بمستوى المؤتمر مع توفير الدعم المادي والمعنوي للجان المؤتمر.
  • مخاطبة الجهات العليا.
  • اتخاذ ما يلزم من إجراءات لتذليل الصعوبات التي يمكن أن تواجه سير عمل اللجان بناء على ما يتم رفعه من رئيس لجنة إدارة أعمال المؤتمر للمؤتمر.
  • إقرار صرف مكافآت أعضاء لجان المؤتمر المختلفة.
  • اعتماد التقرير النهائي للمؤتمر والمرفوع من رئيس لجنة إدارة أعمال المؤتمر.
  • إصدار القرارات اللازمة، وتشكيل اللجان، واعتماد المحاضر والتقارير والتوصيات والمقترحات المقدمة من لجان المؤتمر.

 

لجنة إدارة أعمال المؤتمر
  • ترشيح رؤساء اللجان والأعضاء.
  • اعتماد فعاليات وبرنامج المؤتمر .
  • الإشراف على سير العمل وعمل اللجان المختلفة.
  • مخاطبة الجهات ذات العلاقة باسم رئيس اللجنة.
  • انتقاء ضيوف المؤتمر ودعوتهم.
  • البحث عن رعاة للملتقى والمعرض وتوقيع العقود معهم.
  • الرفع للجنة العليا للمؤتمر لاعتماد التقارير النهائية والتوصيات الختامية .
  • تقديم تقرير عن العقبات والتحديات التي واجهتها اللجان وكيف تم التغلب عليها والمقترحات التي تراها للمؤتمرات القادمة.

 

اللجنة العلمية
  • اقتراح الشخصيات العلمية للمؤتمر ( المتحدثين – رؤساء الجلسات – مقرري الجلسات ).
  • اقتراح محاور المؤتمر ورفعها إلى اللجنة العليا لاعتمادها
  • إعداد برنامج المؤتمر(بورشور المؤتمر- محاضرات- عناوين الجلسات) و طريقة تلقى المشاركات بالتنسيق مع لجنة العلاقات العامة والإعلام.
  • تحديد موعد تلقى الإوراق العلمية وآخر موعد لتلقى الأوراق العلمية.
  • إعداد نموذج ملخص البحث و نموذج تقييم الأوراق العلمية.
  • تقييم البحوث وملخصاتها وإعلان نتائج التقويم ، واختيار لجنة التحكيم ، ودراسة البحوث وإرسالها للمحكمين ، وإقرار البحوث واعتماد نشرها بكتيب المؤتمر .
  • تحكيم الأبحاث الواردة إلى اللجنة العلمية ومتابعة استكمال إجراءات طباعة هذه الأبحاث ونشرها بالتنسيق مع اللجنة الإعلامية. 
  • إرسال خطابات القبول للأوراق المقبولة وتحديد نوع القبول ك ((poster او oral presentation للباحثين.
  • تحديد المواصفات الفنية للبوستر والمساحة  وإرسالها إلى الباحثين المقبولة أوراقهم .
  • تقوم بتسجيل ورصد أهم ما يوصي به المؤتمر من خلال المحاضرات والندوات والفعاليات المختلفة لإخراجها على شكل توصيات في ختام المؤتمر.
  • متابعة تنفيذ برنامج المؤتمر أثناء انعقاده وتعديل البرنامج قبل المؤتمر و أثناء عرضه إذا لزم الأمر .
  • إعداد وتنظيم الأنشطة العلمية المصاحبة للمؤتمر مثل حلقات النقاش )ورش العمل).
  • بالتنسيق مع لجنة المعرض تحديد موقع ومكان كل بوستر وإرسالها الى الباحثين المقبولة اوراقهم.
  • ما يسند إليها من مهام.

 

اللجنة التنظيمية
  • التخطيط والإعداد لحفل الافتتاح والحفل الختامي.
  • المتابعة الميدانية للعمل.
  • الربط بين اللجان ومتابعة أعمالها.
  • إعداد قائمة الحضور والمدعوين من داخل المملكة وخارجها.
  • إرسال بطاقات الدعوة لحضور حفل الافتتاح.
  • تولي كافة مهام المشاركين من خارج المملكة وذلك لتامين ( تذاكر للمتحدثين المدعوين فقط– تأشيرات – فنادق – المواصلات ) وذلك بالتنسيق والاتفاق مع لجنة العلاقات العامة والاعلام و التسويق.
  • اعداد وإرسال خطابات للمراسلات داخل الجامعة لتفعيل جميع التنظيمات الخاصة بمقر المؤتمر بالتنسيق مع لجنة ادارة أعمال المؤتمر.
  • إعداد البيانات الخاصة بالتسجيل وتوثيقها.
  • إعداد المكان المناسب للتسجيل والاشراف على عمليات التسجيل.
  • تجهيز الحقائب للمشاركين و وضع محتواها من البروشورات ودفاتر التسجيل والقلم وذاكرة الفلاش المحتوية على المشاركات، وذلك بالتنسيق مع اللجنة العلمية وتسليم حامل بطاقة الهوية (ID Badge Holder)للمشاركين.
  • عمل اللوحات الارشادية لمواقع المحاضرات والمطعم بالجامعة والمكتبة ومواقع اجهزة الكمبيوتر في الكلية والخدمات التي قد يحتاجها المشاركون داخل الكلية أو الجامعة.
  • تجهيز القاعات وتوفير أجهزة العرض والشاشات والصوتيات وكافة التجهيزات بالتنسيق مع لجنة العلاقات العامة والاعلام والتسويق.
  • التواجد داخل القاعة لتنظيم الحضور.
  • نشر برنامج المؤتمر بطرق الدعاية المختلفة في اماكن انعقاد المؤتمر .
  • الإشراف على القسم النسائي داخل القاعات من قبِل عضوات اللجنة.
  • التنسيق مع لجنة العلاقات العامة والاعلام والتسويق لنقل المشاركين فى المؤتمر من مقر إقامتهم في الفنادق الى مكان انعقاد المؤتمر والعكس مع تحديد اوقات المغادرة من الفندق ومقر المؤتمر.
  • التنسيق مع لجنة العلاقات العامة والاعلام والتسويق لتخصيص سيارات خاصة لنقل المتحدثين الرسميين والمدعوين للمؤتمر من مكان الفندق الى مكان انعقاد المؤتمر والعكس.
  • تنظيم برنامج ترفيهى خلال ايام المؤتمر كزيارة للاماكن التاريخية بالمنطقة أو زيارة المتنزهات.
  • بعد انتهاء فعاليات المؤتمر تنظيم برنامج سياحي لزيارة اهم معالم المملكة ويكون ذلك متاح على موقع المؤتمر وايضا فى بروشور المؤتمر.
  • إعداد تقرير أسبوعي قبل انعقاد المؤتمر ورفعه الى لجنة ادارة أعمال المؤتمر.
  • ما يسند إليها من أعمال.

 

اللجنة المالية
  • الاشراف على ميزانية المؤتمر و مصاريف كل لجنة والمصاريف الطارئة وآلية الصرف.
  • مباشرة الصرف على متطلبات المؤتمر بالتنسيق مع لجنة ادارة أعمال المؤتمر.
  • متابعة عملية دفع رسوم حضور المؤتمر على حساب المؤتمر بطرق الدفع الالكترونية من خلال فيزا كارد او PayPal وخلافه.
  • حصر المبالغ الواردة في حساب المؤتمر من الرعاة والحضور المسجلين ووضع قوائم مالية بها.
  • متابعة صرف مكافئات من احضر راعياً وفقاً للاجراءات المقرره بعد الاعتماد من لجنة ادارة أعمال المؤتمر ومن ثم اللجنة العليا للمؤتمر.
  • اعداد تقرير اسبوعي عن اجمالي المبالغ الواردة والمصروفة.
  • الإشراف على تنفيذ الجوانب المالية للمؤتمر بالتعاون مع بقية اللجان وخاصة مع اللجنة التنظيمية.
  • ما يسند إليها من مهام.

 

لجنة العلاقات العامة والإعلام والتسويق
  • استقبال المتحدثين المدعوين من خارج المملكة ومن خارج المنطقة وترتيب إقامتهم وتنقلاتهم.
  • استقبال الضيوف في الموقع خلال الملتقى، وتحديد المقاعد داخل القاعة بالتنسيق مع اللجنة التنظيمية والعلمية.
  • الإشراف على تنفيذ الخطة الإعلامية للمؤتمر بالتنسيق مع إدارة العلاقات العامة والإعلام بالجامعة.
  • الرد على مراسلات المشتركين من خلال ايميل (Info-icama@psau.edu.sa) للاستفسارات يوضع في مطوية المؤتمر وموقع المؤتمر الإليكتروني.
  • الرد على اتصالات المشتركين من خلال هاتف رقم 0115888020  أو هاتف نقال رقم 00966562777609 .
  • تحرير الأخبار ومتابعة نشرها عبر الصحف وموقع المؤتمر.
  • إدارة موقع المؤتمر على شبكة الإنترنت وبالتنسيق مع بقية اللجان.
  • تجهيز المركز الإعلامي داخل مقر المؤتمر.
  • التنسيق مع الجهات ذات العلاقة للمشاركة في تجهيز المعرض المصاحب للمؤتمر والإشراف عليه.
  • توثيق فعاليات المؤتمر.
  • توفير الترجمة.
  • التنسيق مع الفنادق والمطاعم والمواصلات ومحاولة لإيجاد عروض خصم للسادة المشاركين فى المؤتمر ويتم نشر ذلك بموقع المؤتمر، والاتفاق مع أحد المطاعم لتوفير الوجبات والمشروبات الساخنة داخل مقر المؤتمر وتكون في فترات الاستراحة بين المحاضرات وكذلك وجبة الغداء الرئيسة ويمكن التنسيق مع عمادة شؤون الطلاب للاستفادة من الشركة المشغلة لمطعم الجامعة.
  • استقبال وتوديع المشاركين في المؤتمر.
  • متابعة تسويق المؤتمر مع الوكالة الإعلامية.
  • إعداد الدروع وشهادات التقدير والشكر وبطاقات الدعوة بالتنسيق مع اللجنة العلمية ولجنة إدارة أعمال المؤتمر.
  • ما يسند إليها من أعمال.

 

فيما يخص التسويق:

  • وضع خطة تسويقية عن المؤتمر.
  • الرفع للجنة إدارة أعمال المؤتمر بمخاطبة اللجنة العليا لمخاطبة المؤسسات التعليمية والمهنية والبحثية داخلياً وخارجياً.
  • التسويق للمؤتمر عبر وسائل التواصل الاجتماعي، مثل تويتر والفيس بوك و linkedin  والرفع للجنة إدارة أعمال المؤتمر لمخاطبة المصانع والشركات ذات العلاقة  للتسويق بمواضيع المؤتمر.
  • الدعاية للمؤتمر من خلال المؤتمرات الأخرى.
  • الدعاية للمؤتمر عن طريق مراسلة الأقسام الأكاديمية ذات العلاقة في الجامعات والمراكز البحثية المحلية والخارجية.
  • إعلانات مدفوعة لإجراء مقابلات صحفية مع أحد أعضاء اللجنة العليا أو لجنة إدارة المؤتمر.

 

لجنة المعرض والرعاة

استقطاب الرعاة والتواصل معهم بخصوص المعرض المصاحب للمؤتمر بالتنسيق مع لجنة أدارة أعمال المؤتمر
التواصل مع لجان المؤتمر وخاصة العلمية والتنظيمية والمالية بخصوص استفادة الراعاة من المزايا المُقدمة.
توزيع مساحات المعرض المصاحب.
ترقيم أجنحة المعرض.
تقديم الدعم للشركات والمشاركين.
وضع برنامج افتتاح المعرض.
مساعدة زوار المعرض.
تصميم لوحة تحتوي على شعارات الرعاة يتم عندها عقد اللقاءات الصحفية.
ما يسند إليها من أعمال.

قيم هذا المحتوى
0
QR Code for https://icama.psau.edu.sa/ar/page/1-342